Skip to content

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

5.5.2022

Rekisterinpitäjän nimi

Kiilax Oy
Y-tunnus: 1485794-5

Osoite

Levytie 1
80100 Joensuu

Rekisterin nimi

Kiilax Oy:n henkilökontaktirekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterissä olevia henkilön kontaktitietoja käytetään Kiilax Oy:n markkinointitoimenpiteitä ja tiedotusta varten, jolla mahdollistetaan Kiilaxin tuotteiden ja palveluiden toimitus sekä viestintä asiakkaille, sidosryhmille sekä yhteistyökumppaneille.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältö koostuu seuraavista tiedoista:

  • Henkilön nimi
  • Henkilön yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti)
  • Yrityksen tiedot, jota henkilö edustaa (nimi, Y-tunnus, toimiala, henkilömäärä, muu asiakkuuden hoitoon liittyvä sisältö)
  • Lisätiedot (henkilön jättämä lisätieto, kuten vapaamuotoinen viesti tai palaute)
  • Muut tunnistetiedot (mm. henkilön julkinen IP-osoite)
  • Seurantatiedot (sähköisten markkinointitoimenpiteiden seurantatiedot)
  • Evästetiedot (lue lisää evästekäytännöstäimme)
  • Osa tiedoista on käyttötarkoituksesta riippuen pakollista antaa, jotta asia voidaan käsitellä tarpeenmukaisella tavalla.
  • Säännönmukaiset tietolähteet
  • Henkilökontaktin itse antamat tiedot, myyjien syöttämät myynti- ja esittelytapahtumiin liittyvät tiedot, sekä verkkopalvelun automaattisesti keräämä analysointia tukeva aineisto.

Tietojen käsittely, luovutus ja säilytysaika

Tietoja käsitellään EU:n tai ETA:n alueella sekä niiden ulkopuolella rekisterinpitäjän ja rekisterinpitäjän valtuuttamien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta (tällaisia käyttötapauksia ovat esimerkiksi varmuuskopiot järjestelmien tiedostoista ja tietokannoista).

Tietoja luovutetaan seuraaville tahoille seuraavissa tarkoituksissa:
– Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle.

Tässä selosteessa Kiilaxin tuotteet ja palvelut voivat sisältää myös sen konserniyhtiöiden ja toimittajien tuotteita ja palveluita
Tietoja säilytetään niin kauan kun asiakassuhteen voidaan katsoa olevan voimassa sekä kohtuullisen ajan asiakassuhteen katkeamisen jälkeen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaisella suojatulla palvelimella pääkäyttäjän myöntämien käyttäjätunnusten takana.

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa. Pyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Pyyntö kohdistetaan oletuksena pyynnön lähettäjän sähköpostiosoitteeseen liitettyihin henkilötietoihin, ellei pyynnön lähettänyttä henkilöä tunnisteta jollain muulla tavalla.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteriin tietonsa jättäneellä henkilöllä on oikeus tarkastaa omat rekisteriin tallennetut tietonsa sekä vaatia niiden korjaamista. Korjauspyyntö tehdään sähköpostitse yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Henkilöllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Mikäli henkilö haluaa kieltää tällaisen toiminnan, hän voi tehdä sen ottamalla rekisterinpitäjään yhteyttä sähköpostitse.

 

Henkilötietojen käsittelykäytäntö

Haluamme pitää antamistasi henkilötiedoista hyvää huolta. Aivan kuten asiakkaistammekin.

Käsittelemme henkilötietoja myynti- ja markkinointitarkoituksissa, asiakaspalveluun ja -suhteeseen liittyvissä tarkoituksissa sekä asiakastyytyväisyyden ja palvelujemme kehittämiseksi. Lähettäessäsi jonkin verkkopalvelussamme olevan lomakkeen antamasi tiedot siirtyvät käsiteltäväksemme. Kiilax Oy saattaa käsitellä henkilöiltä keräämiään henkilötietoja myös markkinointitarkoituksiin, mikäli henkilö on tähän antanut suostumuksensa tai tietyissä tapauksissa ei ole tätä erikseen kieltänyt.

Lomakkeilla ei ole sallittua lähettää alle 16-vuotiaiden henkilöiden tietoja, mikäli lomakkeen yhteydessä ei ole erikseen muuten mainittu. Henkilötietoja käsitellään meidän ja valtuutettujen henkilötietojen käsittelijöiden toimesta suojatuissa tietoturvallisissa järjestelmissä. Pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain tarvittaville henkilöille sekä niitä käsitellään laitteistoissa jotka ovat suojattu käyttäjätunnuksilla sekä salasanoilla ja muiden teknisten keinojen avulla.

Markkinointirekisteri

Tutustu markkinointitietojen rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen.

Evästeet ja muut tunnistetiedot

Lomakkeilta lähettämiesi tietojen lisäksi verkkopalvelussamme tallennetaan selaimeesi evästeitä evästekäytäntömme mukaisesti.

Valitusoikeus

Mikäli katsot, että sinua koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan henkilötietojen käsittelyn asetuksia, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Kiilax Oy:llä voi olla myös erillisiä palvelukohtaisia ehtoja, jolloin näitä yleisiä ehtoja sovelletaan toissijaisesti.

 

Evästekäytännöt

Evästeistä yleisesti

Verkkopalvelussamme käytetään evästeitä (cookies) käyttäjäkokemuksen kehittämiseksi (seurantaevästeet) ja palvelussa olevien toimintojen mahdollistamiseksi (toiminnalliset evästeet). Eväste on tekstitiedosto, joka verkkopalvelun sivulla käydessä tallentuu käyttäjän tietokoneelle määräajaksi. Halutessasi voit välttää evästeiden käytön määrittämällä selaimesi asetukset niin, ettei evästeitä tallenneta käytön aikana. Tämä voi kuitenkin vaikuttaa heikentävästi sivuston toiminnallisuuksiin ja käyttökokemukseen tai joissain tapauksissa estää käytön kokonaan. Mainontaevästeet auttavat Kiilax Oy:tä valitsemaan henkilölle Kiilax Oy:n käsityksen mukaan parhaiten sopivampaa sisältöä.

Seurantaevästeet

Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa, jonka tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin suunnitteleminen.

Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmä- ja aihepiiritiedon keräys (Google Analytics Demographics), jolla yhdistetään käyttäjän seurantatietoon mm. ikä, sukupuoli ja käyttäjän kiinnostuksen aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi. Google Analytics -seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä selaimen lisäosalla (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/).

Käyttäjänseuranta

Käytämme Leadoon käyttäjänseurantaa seurataksemme miten käyttäjämme liikkuvat nettisivuillamme ja yhdistämme tämän datan käyttäjän tietoihin joita kerätään esim. Chat interaktioiden kautta. Leadoo käyttää etag seurantaa joka eroaa keksipohjaisesta seurannasta, yhdistäen useamman käyttäjäistunnon tiedot yhteen. Tarkista Leadoo Marketing Technologies Oyn tietosuojakäytäntö (https://leadoo.com/privacy-policy/) tietääksesi enemmän siitä mitä järjestelmässä seurataan. GDPR mielessä me toimimme kontrollerina ja Leadoo datan prosessorina. Mikäli et halua että sinua seurataan voit tyhjentää selaimesi välimuistin. Lisätietoja siitä miten Leadoo toimii tarkista https://leadoo.com/privacy-policy-processor/

Kolmannen osapuolen toimittajat, kuten Google, Hubspot ja Facebook, saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (seurantapikseli), jotta käyttäjä näkee tiettyjä mainoksia, kun käyttäjä vierailee eri sivustoilla. Kolmannen osapuolen toimittajien tekniikalla mitataan markkinointiviestinnän tehokkuutta ja mainosten tehoja (Hubspot, Google ja Facebook). Evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla kerätyt tiedot eivät kerro Kiilax Oy:lle käyttäjän nimeä. Kolmannen osapuolen mainostajilla verkkosivustolle sijoitetun seurantapikselin kautta kerätään nimettömiä tietoja, jolla voidaan suunnitella käyttäjille personoitua sisältöä markkinointitarkoituksiin tuotteista ja palveluista.

Toiminnalliset evästeet

Verkkopalvelun toiminnalliset osa-alueet, jotka edellyttävät käyttäjän kirjautumista tai muuta tunnistautumista vaativat evästeen toimiakseen. Evästeen tietoihin tallennetaan tarvittavat tiedot käyttäjästä ja eväste poistetaan sen määräajan päätteeksi tai kun käyttäjä kirjautuu ulos.

Muut tunnisteet

Verkkopalvelun käyttäjästä tallennetaan verkkopalvelun käytön yhteydessä tunnistetietoja palvelimen ja verkkopalvelun lokitiedostoihin (mm. IP-osoite, avattu sivu ja haetut tiedostot sekä mahdolliset käytönaikaiset virhetilanteet) sekä kerätään tietoa sivuston käyttöliittymän toiminnasta (tallennukset, kuumakarttatiedot, lomakkeiden käyttötiedot). Näiden tietojen keräämisen tarkoitus on palvelun markkinoinnin kohdentaminen, seuranta ja kehittäminen sekä vikasietoisuuden ja tietoturvan jatkuva parantaminen.